Probleembehandeling

Het deputaatschap Probleembehandeling was voorheen Dienst & Recht. De taken van dat laatste deputaatschap zijn voor een belangrijk deel overgedragen aan het Steunpunt KerkenWerk (SKW). Wat blijft is een deputaatschap dat kan bemiddelen bij vastgelopen situaties rond een predikant.


Contact
Secretaris F. Caan, Rosenburglaan 247, 4385 KL Vlissingen, T (0118) 462669
E-mail: probleembehandeling@gkv.nl
Coördinator hulpverlening: secretaris deputaatschap
Bank: 1133 16 968 t.n.v. Geref. Kerken Nld, Deputaatschap Probleembehandeling


Werkzaamheden deputaatschap
Ten dienste van predikanten en kerkenraden hebben wij als deputaten probleembehandeling tot taak ons te richten op advisering en hulpverlening in probleemsituaties tussen een predikant enerzijds en zijn kerkenraad en/of gemeente anderzijds. Wij richten onze kennis en kunde op het oplossen van spanningsrelaties. Dit op verzoek van predikanten en/of kerkenraden. We gaan dus niet in op verzoeken van individuele gemeenteleden. Ook vallen zaken die verband houden met tucht over ambtsdragers buiten onze bevoegdheid. Tevens bieden we hulp bij vragen naar overgang tot een andere staat des levens, waarbij zaken als outplacement, omscholing en sollicitatie op de arbeidsmarkt aan de orde komen.

Onze werkwijze is vastgelegd in 'Werkafspraken hulpverlening':
1. Algemeen
- Verzoeken om advies en hulpverlening komen binnen bij de coördinator van het deputaatschap. Bij zijn afwezigheid treedt de voorzitter van het deputaatschap op als coördinator. De coördinator houdt via contactlijsten de status bij van de hulpverleningsprojecten.
- Hulpverleners treden als regel op in koppels van twee personen. Een van beiden functioneert als con-tactpersoon in een gegeven situatie.
- Hulpverlening geschiedt uitsluitend op verzoek van een predikant, van een kerkenraad, of van beiden.
- Het deputaatschap kan worden ingeschakeld bij moeiten tussen een predikant enerzijds en zijn kerkenraad en/of gemeente anderzijds
- Het deputaatschap wordt niet ingeschakeld in zaken die de schorsing en afzetting van predikanten naar art 79 en 80 KO betreffen, behoudens wat hieronder is vastgelegd (zie hoofdstuk 4: Tuchtzaken).
- Na afronding van een traject reikt het deputaatschap een door de desbetreffende predikant en kerkenraad afzonderlijk in te vullen evaluatieformulier uit. Doel is om zicht te krijgen op de wijze waarop de betrokkenen het afgelopen traject hebben ervaren. Dit om de kwaliteit van advisering en hulpverlening waar nodig te verbeteren.

2. Werkwijze
- Hulpverleners treden niet op als persoonlijke belangenbehartigers van één partij tegenover andere belanghebbenden. In geval zij door één der partijen worden ingeschakeld dragen zij er zorg voor dat de andere partij van dat feit op de hoogte wordt gesteld.
- Indien een hulpverlener in een andere functie betrokken is (geweest) bij een kwestie inzake een van de betrokkenen, zal hij in die kwestie niet participeren vanuit het deputaatschap en ook in het interne overleg binnen het deputaatschap zich van bespreking en besluitvorming onthouden, tenzij anders wordt gevraagd.
- Zodra één van de partijen het vertrouwen opzegt in één of meerderen van de hulpverleners vanwege (veronderstelde) partijdigheid, wordt dit door de betrokken partij schriftelijk bij het deputaatschap bevestigd en gemotiveerd. Het deputaatschap zal deze klacht direct onderzoeken en de desbetreffende partij informeren over de wijze van voortzetting van de hulpverlening.
- De hulpverleners zullen zich bij het begin van een zaak op de hoogte stellen van de hulp die al van andere personen of instanties is gevraagd en/of gekregen. Indien nodig zullen zij hun eigen taak afbakenen ten aanzien van die andere personen/instanties.
- Het werk van de hulpverlening richt zich er vanuit een faciliterende benadering op, dat betrokkenen zelf de ontstane problemen gaan oplossen. Deputaten zetten zich in om de feitelijke situatie helder te krijgen door het stellen van - zo nodig ook verdergaande en indringende - vragen over de achtergronden, inhoud en reikwijdte van de problemen die spelen. Doel is dat alle relevante (ook de voor één of meerdere partijen onaangename) aspecten transparant worden. Waar nodig geven deputaten adviezen en treden ze bemiddelend op.
- Concrete adviezen vanwege het deputaatschap worden desgewenst op schrift gesteld en ondertekend ter hand gesteld aan alle betrokkenen.
- De hulpverleners nemen nimmer taken, verantwoordelijkheden of bevoegdheden van de predikant of de kerkenraad over. Zij zijn slechts behulpzaam bij het verkrijgen van voldoende diepgang en een goede voorbereiding van door betrokkenen te nemen besluiten. Hulpverlening blijft erop gericht dat predikant en kerkenraad de eigen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de gegeven situatie zelf op verantwoorde wijze invullen.

3. Relatie met kerkelijke vergaderingen en adviseurs
De Generale Synode Harderwijk-2011 besloot de kerken op te roepen te bewerkstelligen dat tijdens het behandelingsproces van een zaak door deputaten probleembehandeling visitatoren, classes en kerkelijke adviseurs zich ten aanzien van de in behandeling zijnde zaak zeer terughoudend opstellen om lopende processen niet te verstoren. Indien de deputaten tot het oordeel komen dat losmaking de gewenste aanpak is om een conflict te beëindigen, leggen zij dit oordeel gemotiveerd neer bij de visitatoren ter toetsing en vervolgens bij de desbetreffende classis. Hiervoor is uiteraard de instemming van de desbetreffende kerkenraad nodig en zo mogelijk ook de instemming van de desbetreffende
predikant.

4. Geheimhouding
- Hulpverleners zullen open communiceren naar alle betrokkenen. Dit betekent niet dat alle gesprekken altijd tegelijkertijd met alle betrokkenen worden gevoerd, maar wel dat uiteindelijk alle betrokkenen over dezelfde informatie beschikken. Naar derden geldt geheimhouding, tenzij anders afgesproken en met inachtneming van de volgende twee aandachtspunten.
- De hulpverleners die een zaak behartigen zullen het deputaatschap informeren, waarbij alle betrokkenen naar derden zwijgplicht hebben.
- De rapportage aan de generale synode wordt gedaan aan een vertrouwenscommissie, die breder zal worden geïnformeerd dan in het schriftelijk rapport mogelijk is, maar wel zoveel mogelijk met weglating van de namen van de desbetreffende kerken en/of predikanten.

5. Tuchtzaken
- Het deputaatschap kan worden ingeschakeld voor het geven van technische adviezen aan kerkenraden wanneer de classis op grond van art 79 en 80 KO oordeelt dat een predikant moet worden afgezet. Onder zulke technische adviezen worden verstaan het doen van suggesties voor een vertrekregeling, het behulpzaam zijn bij het zoeken naar nieuwe vormen van levensonderhoud, en dergelijke zaken.
- Voor de vertrekregeling van een af te zetten predikant zal in de adviezen een benedengrens worden gehanteerd in wat maatschappelijk aanvaardbaar wordt geacht, bijvoorbeeld door de overheid of bij het onderwijs.
- De hulpverleners streven er naar dat inzake de vertrekregeling overeenstemming wordt bereikt tussen de kerkenraad en een predikant die moet worden afgezet.
- De verantwoordelijkheid voor het vaststellen van de vertrekregeling van een af te zetten predikant blijft volledig bij de betrokken kerkenraad en het kerkverband.

6. Inschakeling van derden
- Het deputaatschap schakelt, wanneer zij dat nodig acht en in overleg met de betrokkenen, professionele deskundigen in om de gevraagde hulp te verlenen; deze deskundigen dienen bekend te zijn met de specifieke eisen van de kerkelijke situatie.
- Ook kan het deputaatschap gebruik maken van te coachen vrijwilligers.

7. Kosten
- Het deputaatschap brengt via haar penningmeester contacturen, reis- en verblijfskosten van hulpverleners in rekening bij de desbetreffende kerkenraden.
- Het deputaatschap brengt de kosten van de ingeschakelde professionele hulp via haar penningmeester in rekening bij de kerkenraden.
- Het deputaatschap hanteert voor de vaststelling van kosten een vastgestelde standaard waarin rekening gehouden is met gemeentegrootte.

8. Slotartikel
Afhankelijk van de ervaringen kan het deputaatschap deze werkafspraken bijstellen.



Deputaatschap Probleembehandeling

Regeling kostenberekening

Deputaten brengen de volgende kosten in rekening bij de kerkenraad die om hulp vraagt:
1. Reiskosten deputaten: € 0,28 per km
2. Vergoeding contacturen:
i. Voor gemeenten tot 300 leden: € 25,-- per uur
ii. Voor gemeenten van 300-600 leden: € 50,-- per uur
iii. Voor gemeenten met meer dan 600 leden: 75,-- per uur
Voor de bepaling van het aantal leden van een gemeente geldt de betreffende vermelding in de meest recente uitgave van het ‘Handboek van de Gereformeerde Kerken in Nederland’.
(contacturen: de duur van de bezoeken aan kerkenraad / predikant)

Bestemming vergoeding contacturen
De ontvangen vergoedingen voor de contacturen stort het deputaatschap in een door hem beheerd fonds, waaruit worden betaald de kosten voor het inschakelen van externe deskundigen, voor zover die niet door de betreffende gemeente kunnen worden opgebracht;

Kosten inschakeling externe deskundigen
Deputaten schakelen, wanneer ze dat nodig achten, externe deskundigen in om de door een predikant en/of kerkenraad gevraagde hulp te verlenen.
- Voor gemeenten met meer dan 300 leden, komen de kosten voor deze hulp voor eigen rekening.
- Voor gemeenten met maximaal 300 leden kunnen deputaten zo nodig een deel van de kosten voor re-kening van het deputaatschap nemen.
De omvang van dit deel zal dan in overleg met betreffende kerkenraad en na bestudering van de betreffende kerkelijke financiën door deputaten worden vastgesteld.

Informatie over kostenaspect
Bij een eerste contact wordt de betreffende kerkenraad gewezen op boven geschetst kostenaspect.
De penningmeester van het deputaatschap declareert de kosten bij de betreffende kerkenraad.